En el marco del Plan Estratégico 2023-2026 del programa Iberarchivos, se estableció como Objetivo Nº 1 contribuir al desarrollo de las políticas públicas archivísticas desde la génesis documental, con el fin de garantizar el ejercicio de derechos y promover el desarrollo sostenible. En ese marco nace el Observatorio Iberoamericano de Archivos, una herramienta estratégica para acceder a un panorama más amplio y detallado del estado de los archivos en la región.

Para su implementación, se conformó un grupo de trabajo integrado por representantes de Argentina, Brasil, Colombia, Ecuador y la Unidad Técnica de Iberarchivos, con sede en España. Su misión principal fue diseñar un plan de acción que permitiera definir los requisitos del Observatorio y su posterior puesta en marcha.

Como primer paso, se desarrolló una encuesta dirigida a los Archivos Nacionales y Estatales de los 17 países miembros de Iberarchivos. Su objetivo fue identificar las necesidades y expectativas de los países participantes respecto a la creación de este Observatorio.