Indicador: I02: Identificación del volumen acervo físico y electrónico
Definición: El indicador de Identificación del Acervo Físico y Electrónico evalúa la capacidad de la institución para relevar y registrar el volumen documental, ya sea de manera física o electrónica (incluyendo documentos nativos digitales y documentos digitalizados).
Justificación: La identificación del acervo proporciona una base sólida para la gestión eficaz de la información en todos los formatos y soportes, contribuyendo a la eficiencia operativa, la transparencia y el cumplimiento normativo de la institución.
Interpretación: Evalúa el establecimiento de las políticas mínimas en materia de gestión documental.

Indicador: I04: Existencia de estándar normativo para descripción archivística
Definición: Este indicador tiene como objetivo evaluar la presencia o ausencia de estándares normativos definidos en la institución en materia de descripción documental. Sirve como un diagnóstico inicial para determinar si la organización ha establecido pautas y normas específicas que guíen el procedimiento y la normalización de la información producida para el acceso y gestión del acervo documental.
Justificación: La adopción de un estándar normativo para la descripción archivística es fundamental para garantizar la coherencia y la integridad de la información archivística en todas las etapas de su ciclo de vida. Establece una base común de prácticas y procedimientos que promueven la interoperabilidad entre diferentes sistemas y contextos archivísticos, facilitando la colaboración y el intercambio de información entre instituciones.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I06: Política de Digitalización
Definición: El indicador de Política de Digitalización evalúa si una institución ha establecido y ejecutado una política integral que regula los procesos de digitalización de documentos. Esta política define las directrices, normativas y procedimientos para la gestión eficiente y segura de la información en formato digital.
Justificación: La implementación de una política de digitalización garantiza la coherencia, la seguridad y la eficiencia en los procesos de digitalización, facilitando la preservación, accesibilidad y gestión adecuada del acervo digital de la institución.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I07: Tendencia de publicación de documentos digitalizados
Definición: Este indicador mide la orientación (ascendente o descendente) de la publicación de documentos digitalizados por parte de una institución archivística. Este indicador es fundamental para evaluar la madurez digital.
Justificación: Los procesos de digitalización aumentan la accesibilidad, la seguridad y la eficiencia en la gestión de la información. También colaboran en la preservación y conservación de la documentación física.
Interpretación: La institución incorpora instrumentos específicos de evaluación aplicados a las necesidades de las políticas e implementa actividades para potenciar sus funciones.

Indicador: I09: Existencia de política de preservación digital
Definición: La política de preservación digital es el conjunto de principios, políticas y estrategias destinadas a asegurar la estabilidad física y tecnológica, y la protección del contenido intelectual de los objetos digitales, para que sean recuperables, legibles y utilizables a largo plazo.
Justificación: La documentación electrónica, por su naturaleza cambiante y frágil, está sujeta diversas amenazas (obsolescencia tecnológica, dependencia de software y hardware, errores técnicos o humanos, desastres naturales, ataques cibernéticos) y requieren de una acción de preservación pro activa y técnicamente adecuada para su preservación a largo plazo y para garantizar las propiedades esenciales del documento: autenticidad, fiabilidad, integridad, accesibilidada o usabilidad.
Interpretación: Evalúa el establecimiento de las políticas mínimas en materia de gestión documental.

Indicador: I10: Adopción de estándar normativo para la preservación digital
Definición: El indicador de Adopción de Estándar Normativo para la Preservación Digital evalúa si una institución ha implementado una política y procesos adecuados para preservar documentos electrónicos y asegurar su durabilidad en el tiempo, así como su accesibilidad futura. Este indicador es esencial para garantizar la integridad y la disponibilidad a largo plazo de la información digital.
Justificación: En la era digital, donde la información es cada vez más vulnerable a la obsolescencia tecnológica y los riesgos de pérdida de datos, es crucial establecer una política de preservación digital. Esto asegura que los documentos electrónicos importantes se conserven de manera adecuada y se puedan acceder en el futuro, incluso en entornos tecnológicos cambiantes.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I12: Existencia de estándar normativo en seguridad y gestión del riesgo
Definición: El indicador de Existencia de Estándar Normativo en Seguridad evalúa si una institución archivística ha desarrollado un conjunto de normas, políticas y procedimientos específicos destinados a proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los documentos electrónicos y registros archivísticos en entornos digitales.
Justificación: La existencia de un estándar normativo en seguridad digital proporciona un marco de referencia claro y coherente para garantizar que la institución implemente medidas de seguridad adecuadas y efectivas para proteger sus documentos electrónicos.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I15: Existencia de canales de consulta para usuarios
Definición: Este indicador registra si la institución cuenta con diferentes canales o plataformas para la consulta del acervo que preserva.
Justificación: La existencia de diferentes canales de consulta (consulta en sala, consulta remota vía mail, consulta remota vía plataforma o web, entre otras) garantiza la posibilidad de integrar diferentes tipos de consultantes (usuarios).
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I17: Existencia de procedimientos claros de acceso
Definición: Este indicador evalúa si la institución tiene establecidos y documentados procedimientos claros y transparentes para que los usuarios accedan a la consulta del patrimonio documental. Esto incluye el proceso para solicitar acceso, los requisitos y plazos necesarios, la definición de protección de información, así como los formatos, canales de consulta.
Justificación: Proveer procedimientos transparentes y bien definidos facilita a los usuarios solicitar y obtener acceso a la documentación.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I18: Existencia de legislación específica de acceso a la información
Definición: Este indicador tiene como objetivo evaluar la presencia o ausencia de legislación de acceso a la información y transparencia. Sirve como un diagnóstico inicial para determinar si la institución cuenta con un contexto normativo a nivel país para impulsar políticas de transparencia y acceso a la información.
Justificación: La existencia de legislación específica garantiza el derecho de acceso a la información archivística y proporciona un marco legal para su gestión.
Interpretación: Evalúa el establecimiento de las políticas mínimas en materia de gestión documental.

Indicador: I19: Existencia de portal, sitio o plataforma tecnológica de consulta pública
Definición: Este indicador busca determinar si la institución dispone de una plataforma tecnológica que permita al público realizar consultas y acceder de manera remota a los documentos y archivos que custodia.
Justificación: Una plataforma tecnológica de consulta pública ofrece un canal interactivo y accesible para que los usuarios accedan a la información archivística.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I20: Publicación de instrumentos de descripción del acervo
Definición: Evalúa si la institución archivística ha publicado y puesto a disposición del público los instrumentos de descripción que facilitan el acceso y la comprensión de su acervo documental. Estos instrumentos pueden incluir inventarios, catálogos, guías de colecciones, cuadros de clasificación y otros documentos que proporcionen información detallada sobre los fondos archivísticos custodiados por la institución.
Justificación: La publicación de estos instrumentos de descripción permite a los usuarios conocer la estructura, el contenido y la ubicación de los documentos y registros archivísticos, facilitando así su búsqueda, identificación y solicitud. Además, promueve la transparencia y la rendición de cuentas al proporcionar información sobre los recursos documentales disponibles y las políticas de acceso y uso establecidas por la institución.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I21: Publicidad de normativa
Definición: El indicador de Publicidad de Normativa evalúa el grado en que una institución archivística difunde y pone a disposición de su comunidad la normativa y legislación que regula sus funciones y actividades. Este indicador es crucial para garantizar la transparencia, el cumplimiento legal y el acceso a la información relevante dentro de la institución.
Justificación: La publicidad de la normativa es esencial para asegurar que tanto el personal interno como los usuarios externos estén al tanto de las regulaciones y directrices que rigen las operaciones de la institución archivística. Proporciona claridad, coherencia y legitimidad a las acciones y decisiones tomadas, al tiempo que fomenta la confianza y la rendición de cuentas tanto dentro como fuera de la institución.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I22: Mecanismos de participación ciudadana
Definición: Evalúa si la institución promueve y facilita la participación activa de la ciudadanía en los procesos de acceso a la documentación. Los mecanismos de participación pueden incoporarse en las actividades con usuarios y comunidades de consulta a la institución, en diferentes dinámicas y formatos.
Justificación: Fomentar la participación ciudadana en los procesos de acceso a la información promueve la transparencia y fortalece la relación entre la institución y la comunidad.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I23: Formación del personal en materia de accesibilidad
Definición: Determina si la institución brinda formación y capacitación al personal encargado de gestionar y facilitar el acceso a la documentación, en temas de acceso, transparencia y protección de datos.
Justificación: La formación del personal en accesibilidad garantiza una aplicación efectiva de las políticas de acceso y promueve una cultura de transparencia y servicio al público.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I24: Divulgación sin solicitud previa
Definición: Evalúa si la institución tiene una política que promueva la divulgación proactiva de información archivística relevante sin necesidad de que los usuarios presenten solicitudes formales de acceso.
Justificación: La divulgación proactiva de información archivística sin solicitud previa demuestra un compromiso con la transparencia y facilita el acceso a la información pública.
Interpretación: Evalúa el establecimiento de las políticas mínimas en materia de gestión documental.

Indicador: I25: Promoción de la interoperabilidad
Definición: Determina si la institución promueve la interoperabilidad de los sistemas y formatos de información archivística para facilitar el intercambio y la integración de datos entre diferentes plataformas y sistemas.
Justificación: Promover la interoperabilidad de los sistemas y formatos de información archivística facilita el intercambio de datos y la integración de sistemas, mejorando el acceso y la gestión de la información.
Interpretación: La institución incorpora instrumentos específicos de evaluación aplicados a las necesidades de las políticas e implementa actividades para potenciar sus funciones.

Indicador: I27: Cantidad de dispositivos
Definición: El indicador de Cantidad de Dispositivos se refiere al número total de dispositivos tecnológicos utilizados en una institución en un período de tiempo determinado. Estos dispositivos pueden incluir computadoras de escritorio, portátiles, tabletas, teléfonos móviles, servidores, y otros dispositivos conectados a la red institucional.
Justificación: Este indicador sirve como una medida cuantitativa de la infraestructura tecnológica de la institución y su capacidad para soportar las operaciones y los procesos institucionales. La cantidad de dispositivos proporciona una visión general de la infraestructura tecnológica de la institución. Una mayor cantidad de dispositivos puede indicar una infraestructura más robusta y una inversión en tecnología que respalda las operaciones y los servicios institucionales.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I28: Existencia de equipo de tecnología
Definición: Este indicador tiene como objetivo relevar si la institución cuenta con personal específicamente abocado a las tareas de infraestructura y soporte tecnológico. Sirve para medir si la institución tiene condiciones para el desarrollo tecnológico o no.
Justificación: La existencia de un equipo de tecnología provee de un recurso fundamental para la gestión archivística y la gestión de la documentación electrónica.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I29: Existencia de bases o sistemas de datos
Definición: Evalúa si la institución archivística cuenta con bases de datos o sistemas informáticos diseñados para almacenar, organizar y gestionar la información proveniente de su acervo documental. Estos sistemas pueden abarcar una variedad de datos, incluyendo metadatos de documentos, información sobre la procedencia y la contextualización de los registros, así como datos relacionados con la gestión archivística, como el estado de conservación y los procesos de acceso.
Justificación: La existencia de bases o sistemas de datos proporciona a la institución una infraestructura tecnológica para gestionar eficientemente la información archivística, facilitando la búsqueda, recuperación y consulta de documentos y registros por parte de los usuarios y del personal archivístico. Además, permite el seguimiento y la monitorización de los procesos archivísticos, así como la generación de informes y estadísticas sobre el estado y la gestión del acervo.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I30: Independencia tecnológica
Definición: Este indicador refleja la capacidad de una institución para desarrollar sus propios desarrollos tecnológicos internamente, en contraste con depender de proveedores externos.
Justificación: La «autonomía tecnológica» implica una mayor madurez institucional en términos de capacidad de innovación, gestión de recursos y control sobre el proceso tecnológico.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I31: Implementación o desarrollo de herramientas tecnológicas
Definición: El indicador de Implementación o Desarrollo de Herramientas Tecnológicas Específicas para la Gestión y Explotación de la Información Proveniente del Acervo Digital evalúa si la institución archivística ha implementado o desarrollado herramientas tecnológicas especializadas para la gestión, análisis y explotación de la información contenida en su acervo digital. Estas herramientas pueden incluir sistemas de gestión documental, repositorios digitales, software de análisis de datos, entre otros.
Justificación: La implementación de herramientas tecnológicas específicas tiene como objetivo optimizar la gestión y aprovechamiento de la información digitalizada, facilitando su almacenamiento, organización, búsqueda y análisis. Además, permite la aplicación de técnicas avanzadas de análisis de datos, como minería de texto, análisis de redes y visualización de datos, que pueden proporcionar insights valiosos sobre el contenido y la estructura del acervo digital.
Interpretación: La institución incorpora instrumentos específicos de evaluación aplicados a las necesidades de las políticas e implementa actividades para potenciar sus funciones.

Indicador: I32: Existencia de estrategia de autenticidad e integridad de documentos electrónicos
Definición: Uno de los elementos básiscos de un plan de preservación digital es definir estrategias. Este indicador busca identificar si la institución archivística ha adoptado alguna para garantizar la preservación de objetos y expedientes digitales, en diferentes situaciones y entornos.
Justificación: Existen diferentes soluciones y estrategias para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, entre otras se pueden registrar la preservación de tecnología, la emulación, replicación, migración, encapsular o refrescar.
Interpretación: Evalúa la capacidad efectiva para gestionar de manera estable las políticas que impulsa cada institución.

Indicador: I34: Participación en implementación de plataformas a nivel estatal
Definición: El indicador de Participación en Implementación de Plataformas a Nivel Estatal evalúa si la institución archivística ha sido parte de los procesos de elaboración e implementación de plataformas o sistemas de gestión de documentos y expedientes electrónicos a nivel nacional. Este indicador destaca la colaboración y contribución de la institución archivística en el desarrollo de infraestructuras tecnológicas clave para la gestión y preservación de la información estatal.
Justificación: Incorporar a las autoridades archivísticas en el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica es fundamental por varias razones. En primer lugar, las instituciones archivísticas tienen experiencia y conocimiento especializado en la gestión y preservación de documentos, lo que les permite aportar criterios y estándares técnicos para garantizar la integridad y autenticidad de la información. Además, su participación ayuda a estandarizar los procesos de producción y gestión de información estatal, lo que mejora la eficiencia y transparencia de las operaciones gubernamentales. Por último, al estar involucradas en la implementación de plataformas a nivel estatal, las instituciones archivísticas pueden asegurar que se tomen en cuenta las necesidades específicas de preservación y acceso a largo plazo de los documentos electrónicos.
Interpretación: La institución incorpora instrumentos específicos de evaluación aplicados a las necesidades de las políticas e implementa actividades para potenciar sus funciones.

Indicador: I36: Utilización de indicadores o evaluaciones para la toma de decisiones
Definición: Este indicador evalúa si la institución utiliza evaluaciones sistemáticas y análisis de datos en la toma de decisiones relacionadas con la gestión archivística. La utilización efectiva de estos resultados para informar decisiones estratégicas resalta la importancia de una gestión archivística basada en datos y orientada a la mejora continua.
Justificación: La utilización de indicadores o evaluaciones para la toma de decisiones provee consistencia y sustentabilidad a las definiciones institucionales.
Interpretación: La institución incorpora instrumentos específicos de evaluación aplicados a las necesidades de las políticas e implementa actividades para potenciar sus funciones.