Este curso es fruto de una contribución valorizada del Archivo Nacional de Costa Rica al Programa Iberarchivos. Ha sido traducido y adaptado por la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica en colaboración con la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica a partir del material original del año 2011 de la Asociación Internacional de Archivos Francófonos disponible en línea en el Portal Internacional Archivístico Francófono.
Objetivos del curso
- Ofrecer a los alumnos, un conjunto de bases indispensables para la comprensión de lo que implica gestionar documentos digitales.
- Permitir cualquier proceso de preparación, análisis y evaluación de un proyecto para establecer, implementar y operar un servicio de archivo digital.
- Dar, no solo a los responsables de la gestión de documentos, sino también a los bibliotecarios, documentalistas, informáticos, administradores de sistemas de información, jefes de proyectos de aplicación de un archivo digital, a los responsables de la calidad de sistemas informáticos, etc., el poder participar o contribuir al proyecto.
- Proporcionar información a los responsables de la toma de decisiones y a los abogados para que conozcan sobre la gestión de un proyecto de archivo digital y la autenticidad de los documentos.
- Ofrecer a todos los actores involucrados, en un proyecto de este tipo, la posibilidad de compartir un conocimiento común de lo que es un archivo digital.
Estructura
SECCIÓN 1
Corresponde a la introducción, pretende dar una aproximación del módulo sobre los nuevos problemas planteados para la gestión y la preservación de documentos digitales.
SECCIÓN 2
Transformación digital busca generar conciencia sobre la necesidad inevitable de migrar hacia lo digital en el ámbito del archivo. Destaca que, a corto y mediano plazo, la gestión de documentos digitales dejará de ser exclusiva para especialistas, siendo esencial que todos los profesionales estén preparados para preservar información en formato digital. Además, se resalta la vulnerabilidad de la información digital frente al tiempo y la obsolescencia tecnológica. Se discuten factores técnicos, organizativos, normativos, jurídicos y del mercado, así como la importancia de la formación y la educación.
SECCIÓN 3
Múltiples caras del documento electrónico presenta un conjunto de conceptos básicos sobre la tecnología y los documentos digitales
SECCIÓN 4
Normas y estándares introduce generalidades sobre las normas y estándares y, además, propone una tipología de normas y estándares esenciales para el archivo digital.
SECCIÓN 5
Modelo de referencias OAIS y normas asociadas analiza a profundidad un modelo de referencia fundamental para la comprensión del archivo digital a largo plazo.
SECCIÓN 6
Medios y estrategias de almacenamiento define los soportes de almacenamiento, sus cualidades, su degradación con el paso del tiempo y las estrategias que se deben utilizar para garantizar este primer nivel de la preservación digital.
SECCIÓN 7
Formatos de representación de la información permite ver con claridad la diversidad de formatos para los documentos digitales y valorar esos formatos con respecto al archivo.
SECCIÓN 8
Estrategias de preservación propone una síntesis de las estrategias técnicas sobre las cuales apoyarse para asegurar la permanencia de los documentos.
SECCIÓN 9
Metadatos analiza más en detalle, las diferentes categorías de los metadatos y sus respectivos roles.
SECCIÓN 10
Integridad, autenticidad y evidencia aborda las preguntas sobre la evidencia, la integridad y la autenticidad de los documentos, tanto sobre el plan jurídico como sobre el plan técnico.
SECCIÓN 11
Gestión de un proyecto de archivo digital se desarrolla desde el punto de vista del diseño, desarrollo y funcionamiento de un servicio de archivo digital: control y gestión de riesgos, control y reducción de costos, política de archivo, proceso de transferencia de objetos digitales y organización del servicio.
SECCIÓN 12
Estudio de casos se procede al análisis de algunas plataformas de archivo digital existentes en diferentes sectores.
SECCIÓN 13
Resumen intenta extraer las lecciones esenciales que se deben aprender para ir más allá y convertirse en un actor del archivo digital.