No âmbito do Plano Estratégico 2023-2026 do programa Iberarchivos, estabeleceu-se como objetivo n.º 1 contribuir para o desenvolvimento de políticas públicas arquivísticas desde a génese documental, com o objetivo de garantir o exercício dos direitos e promover o desenvolvimento sustentável. Neste âmbito, foi criado o Observatório de Políticas Públicas Arquivísticas como ferramenta estratégica para aceder a uma visão mais ampla e detalhada do estado dos arquivos na região.

Para a sua implementação, foi constituído um grupo de trabalho composto por representantes da Argentina, Brasil, Colômbia, Equador e da Unidade Técnica da Iberarchivos, com sede em Espanha. A sua principal missão era conceber um plano de ação para definir os requisitos do Observatório e a sua posterior implementação.

Numa primeira fase, foi realizado um inquérito aos Arquivos Nacionais e Estaduais dos 23 países membros do Iberarchivos. O seu objetivo era identificar as necessidades e expectativas dos países participantes relativamente à criação deste Observatório.