Indicador: I02: Identificação do volume de acervo físico e eletrónico
Definição: O indicador de Identificação do Acervo Físico e Eletrónico avalia a capacidade da instituição para relevar e registar o volume documental, seja de forma física ou eletrónica (incluindo documentos nativos digitais e documentos digitalizados).
Justificação: A identificação do acervo fornece uma base sólida para a gestão eficaz da informação em todos os formatos e suportes, contribuindo para a eficiência operacional, a transparência e o cumprimento normativo da instituição.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I03: Existência de política de descrição
Definição: O indicador de Existência de Política de Descrição avalia se a instituição arquivística tem estabelecida e documentada uma política formal que oriente o processo de descrição dos seus fundos documentais e coleções. Esta política define os padrões, as normativas e os procedimentos que devem ser seguidos para descrever e catalogar os documentos e registos que fazem parte do acervo da instituição.
Justificação: Uma política de descrição bem definida é essencial para garantir a consistência, a precisão e a interoperabilidade da informação arquivística. Estabelece as diretrizes para a criação de descrições que facilitem a identificação, a localização e o acesso aos documentos e registos por parte dos utilizadores e investigadores. A política de descrição aborda aspectos chave do processo de descrição, incluindo a elaboração de inventários, a atribuição de metadados, a normalização de termos e vocabulários, a adopção de padrões de descrição como o ISAD(G) (Norma Internacional Geral de Descrição Arquivística), o Encoded Archival Description (EAD) para a descrição de fundos, entre outros.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I04: Existência de padrão normativo para descrição arquivística
Definição: Este indicador tem como objetivo avaliar a presença ou ausência de padrões normativos definidos na instituição em matéria de descrição documental. Serve como um diagnóstico inicial para determinar se a organização estabeleceu diretrizes e normas específicas que orientem o procedimento e a normalização da informação produzida para o acesso e gestão do acervo documental.
Justificação: A adopção de um padrão normativo para a descrição arquivística é fundamental para garantir a coerência e a integridade da informação arquivística em todas as etapas do seu ciclo de vida. Estabelece uma base comum de práticas e procedimentos que promovem a interoperabilidade entre diferentes sistemas e contextos arquivísticos, facilitando a colaboração e o intercâmbio de informação entre instituições.
Interpretação: Avalia a capacidade efectiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição promove.

Indicador: I05: Existência de padrão normativo para a política de digitalização
Definição: Avalia se a instituição arquivística estabeleceu um conjunto de normas, diretrizes e procedimentos específicos para orientar o processo de digitalização dos seus documentos. Este padrão normativo define os princípios, critérios e requisitos técnicos e define as etapas do processo de digitalização, desde a seleção de documentos até à preservação dos objetos digitais.
Justificação: A existência de um padrão normativo para a política de digitalização proporciona uma base sólida para garantir a qualidade, integridade e autenticidade dos documentos digitais produzidos pela instituição. Estabelece orientações claras sobre aspetos como a resolução e o formato de digitalização, os métodos de captura e processamento de imagens, a gestão de metadados e a preservação a longo prazo dos arquivos digitais.
Interpretação: Avalia a capacidade efectiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição promove.

Indicador: I06: Política de Digitalização
Definição: O indicador de Política de Digitalização avalia se uma instituição estabeleceu e executou uma política integral que regula os processos de digitalização de documentos. Esta política define as diretrizes, normativas e procedimentos para a gestão eficiente e segura da informação em formato digital.
Justificação: A implementação de uma política de digitalização garante a coerência, a segurança e a eficiência nos processos de digitalização, facilitando a preservação, acessibilidade e gestão adequada do acervo digital da instituição.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição promove.

Indicador: I07: Tendência de publicação de documentos digitalizados
Definição: Este indicador mede a orientação (ascendente ou descendente) da publicação de documentos digitalizados por parte de uma instituição arquivística. Este indicador é fundamental para avaliar a maturidade digital.
Justificação: Os processos de digitalização aumentam a acessibilidade, a segurança e a eficiência na gestão da informação. Também contribuem para a preservação e conservação da documentação física.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I08: Adoção de padrão normativo para implementação de metadados
Definição: Este indicador tem como objetivo avaliar a presença ou ausência de padrões normativos definidos na instituição em matéria de metadados. Serve como um diagnóstico inicial para determinar se a organização estabeleceu diretrizes e/ou normas específicas que orientem a produção de metadados sobre a documentação eletrónica (nativa digital ou digitalizada).
Justificação: Os metadados são fundamentais para a organização, pesquisa e recuperação eficiente da informação dentro de uma entidade. A adoção de um padrão normativo para a implementação de metadados é essencial para garantir a consistência, interoperabilidade e acessibilidade da informação numa organização. Estes padrões estabelecem diretrizes claras sobre como etiquetar, descrever e estruturar os dados, facilitando assim a organização, pesquisa e análise da informação de forma eficaz e eficiente.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I09: Existência de política de preservação digital
Definição: A política de preservação digital é o conjunto de princípios, políticas e estratégias destinadas a assegurar a estabilidade física e tecnológica, e a proteção do conteúdo intelectual dos objetos digitais, para que sejam recuperáveis, legíveis e utilizáveis a longo prazo.
Justificação: A documentação eletrónica, pela sua natureza mutável e frágil, está sujeita a diversas ameaças (obsolescência tecnológica, dependência de software e hardware, erros técnicos ou humanos, desastres naturais, ataques cibernéticos) e requer uma ação de preservação proativa e tecnicamente adequada para a sua conservação a longo prazo e para garantir as propriedades essenciais do documento: autenticidade, fiabilidade, integridade, acessibilidade ou usabilidade.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I10: Adoção de padrão normativo para a preservação digital
Definição: O indicador de Adoção de Padrão Normativo para a Preservação Digital avalia se uma instituição implementou uma política e processos adequados para preservar documentos eletrónicos e assegurar a sua durabilidade ao longo do tempo, bem como a sua acessibilidade futura. Este indicador é essencial para garantir a integridade e a disponibilidade, a longo prazo, da informação digital.
Justificação: Na era digital, em que a informação está cada vez mais vulnerável à obsolescência tecnológica e aos riscos de perda de dados, é crucial estabelecer uma política de preservação digital. Isso assegura que os documentos eletrónicos importantes sejam devidamente conservados e possam ser acedidos no futuro, mesmo em ambientes tecnológicos em constante mudança.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas promovidas por cada instituição.

Indicador: I12: Existência de padrão normativo em segurança e gestão do risco
Definição: O indicador de Existência de Padrão Normativo em Segurança avalia se uma instituição arquivística desenvolveu um conjunto de normas, políticas e procedimentos específicos destinados a proteger a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos documentos eletrónicos e registos arquivísticos em ambientes digitais.
Justificação: A existência de um padrão normativo em segurança digital fornece uma estrutura de referência clara e coerente para garantir que a instituição implemente medidas de segurança adequadas e eficazes para proteger os seus documentos eletrónicos.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas promovidas por cada instituição.

Indicador: I13: Existência de política de segurança e gestão do risco
Definição: Este indicador tem como objetivo determinar se a instituição estabeleceu uma política de segurança digital para a proteção e preservação dos acervos eletrónicos.
Justificação: A implementação desta política é crucial para proteger a integridade, autenticidade, confidencialidade e disponibilidade dos documentos e expedientes eletrónicos, bem como para minimizar os riscos associados a eventos como perdas, danos ou acesso não autorizado.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I14: Índice de diversidade de utilizadores
Definição: O índice de Diversidade de Utilizadores é um indicador que avalia a variedade de tipos de utilizadores que interagem com a instituição. Este indicador reflete a amplitude e a inclusão de audiências da instituição, através dos seus serviços, produtos ou atividades.
Justificação: A diversidade de utilizadores é um aspeto da acessibilidade e da vinculação da instituição com as comunidades. Uma variedade de utilizadores representa uma maior representatividade e adaptabilidade da instituição às exigências e preferências de diferentes utilizadores. Além disso, reflete a capacidade de uma instituição arquivística para fomentar a inclusão e a participação de diversos grupos sociais.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que impulsiona cada instituição.

Indicador: I15: Existência de canais de consulta para utilizadores
Definição: Este indicador regista se a instituição conta com diferentes canais ou plataformas para a consulta do acervo que preserva.
Justificação: A existência de diferentes canais de consulta (consulta em sala, consulta remota via e-mail, consulta remota via plataforma ou web, entre outros) garante a possibilidade de integrar diferentes tipos de consultantes (utilizadores).
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que impulsiona cada instituição.

Indicador: I16: Existência de política de acesso à informação
Definição: Este indicador tem como objetivo avaliar a presença ou ausência de uma Política de acesso à informação e transparência da instituição. Serve como um diagnóstico inicial para determinar se a organização estabeleceu procedimentos, práticas e normas que promovam o acesso ao acervo documental.
Justificação: Uma política formal estabelece os princípios e procedimentos para o acesso à informação arquivística, promovendo a transparência e o cumprimento normativo.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I17: Existência de procedimentos claros de acesso
Definição: Este indicador avalia se a instituição tem procedimentos claros e documentados para que os usuários acessem a consulta do patrimônio documental. Isso inclui o processo para solicitar acesso, os requisitos e prazos necessários, a definição de proteção de informação, bem como os formatos e canais de consulta.
Justificação: Fornecer procedimentos transparentes e bem definidos facilita aos usuários a solicitação e obtenção de acesso à documentação.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que cada instituição implementa.

Indicador: I18: Existência de legislação específica de acesso à informação
Definição: Este indicador tem como objetivo avaliar a presença ou ausência de legislação de acesso à informação e transparência. Serve como um diagnóstico inicial para determinar se a instituição conta com um contexto normativo a nível nacional para impulsionar políticas de transparência e acesso à informação.
Justificação: A existência de legislação específica garante o direito de acesso à informação arquivística e fornece um quadro legal para a sua gestão.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I19: Existência de portal, sítio ou plataforma tecnológica de consulta pública
Definição: Este indicador visa determinar se a instituição dispõe de uma plataforma tecnológica que permita ao público realizar consultas e aceder de maneira remota aos documentos e arquivos que custodia.
Justificação: Uma plataforma tecnológica de consulta pública oferece um canal interativo e acessível para que os usuários acedam à informação arquivística.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que a instituição implementa.

Indicador: I20: Publicação de instrumentos de descrição do acervo
Definição: Avalia se a instituição arquivística publicou e disponibilizou ao público os instrumentos de descrição que facilitam o acesso e a compreensão do seu acervo documental. Estes instrumentos podem incluir inventários, catálogos, guias de coleções, quadros de classificação e outros documentos que forneçam informações detalhadas sobre os fundos arquivísticos custodiados pela instituição.
Justificação: A publicação destes instrumentos de descrição permite aos usuários conhecer a estrutura, o conteúdo e a localização dos documentos e registros arquivísticos, facilitando assim a sua busca, identificação e solicitação. Além disso, promove a transparência e a prestação de contas ao fornecer informações sobre os recursos documentais disponíveis e as políticas de acesso e uso estabelecidas pela instituição.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que a instituição implementa.

Indicador: I21: Publicidade de Normativa
Definição: O indicador de Publicidade de Normativa avalia o grau em que uma instituição arquivística divulga e coloca à disposição da sua comunidade a normativa e legislação que regula as suas funções e atividades. Este indicador é crucial para garantir a transparência, o cumprimento legal e o acesso à informação relevante dentro da instituição.
Justificação: A publicidade da normativa é essencial para assegurar que tanto o pessoal interno como os usuários externos estejam cientes das regulamentações e diretrizes que regem as operações da instituição arquivística. Proporciona clareza, coerência e legitimidade às ações e decisões tomadas, ao mesmo tempo que fomenta a confiança e a prestação de contas tanto dentro como fora da instituição.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que a instituição implementa.

Indicador: I22: Mecanismos de participação cidadã
Definição: Avalia se a instituição promove e facilita a participação ativa da cidadania nos processos de acesso à documentação. Os mecanismos de participação podem ser incorporados nas atividades com usuários e comunidades de consulta à instituição, em diferentes dinâmicas e formatos.
Justificação: Fomentar a participação cidadã nos processos de acesso à informação promove a transparência e fortalece a relação entre a instituição e a comunidade.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de maneira estável as políticas que a instituição implementa.

Indicador: I23: Formação do pessoal em matéria de acessibilidade
Definição: Determina se a instituição oferece formação e capacitação ao pessoal responsável por gerir e facilitar o acesso à documentação, em temas de acesso, transparência e proteção de dados.
Justificação: A formação do pessoal em acessibilidade garante uma aplicação eficaz das políticas de acesso e promove uma cultura de transparência e serviço ao público.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição implementa.

Indicador: I24: Divulgação sem solicitação prévia
Definição: Avalia se a instituição tem uma política que promova a divulgação proativa de informação arquivística relevante, sem necessidade de os utilizadores apresentarem solicitações formais de acesso.
Justificação: A divulgação proativa de informação arquivística sem solicitação prévia demonstra um compromisso com a transparência e facilita o acesso à informação pública.
Interpretação: Avalia o estabelecimento das políticas mínimas em matéria de gestão documental.

Indicador: I25: Promoção da interoperabilidade
Definição: Determina se a instituição promove a interoperabilidade dos sistemas e formatos de informação arquivística para facilitar a troca e a integração de dados entre diferentes plataformas e sistemas.
Justificação: Promover a interoperabilidade dos sistemas e formatos de informação arquivística facilita a troca de dados e a integração de sistemas, melhorando o acesso e a gestão da informação.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I26: Existência de Sistema de Gestão Documental
Definição: O indicador de Existência de um Sistema de Gestão Documental avalia se a instituição arquivística dispõe de um sistema ou plataforma dedicada especificamente à gestão e administração de catálogos, descrições arquivísticas ou documentos dos seus fundos documentais e coleções. Este sistema permite armazenar, organizar, pesquisar e recuperar de maneira eficiente as descrições dos documentos e registos arquivísticos. Também se avalia se o acesso a esse sistema é público.
Justificação: O sistema de gestão documental proporciona uma infraestrutura tecnológica que facilita a criação, edição, atualização e consulta das descrições e registos arquivísticos. Também permite a gestão da documentação. Permite a padronização dos dados, a atribuição de metadados e a integração de vocabulários controlados, o que contribui para a coerência e a qualidade das descrições arquivísticas em toda a instituição.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I27: Quantidade de Dispositivos
Definição: O indicador de Quantidade de Dispositivos refere-se ao número total de dispositivos tecnológicos utilizados numa instituição durante um período de tempo determinado. Estes dispositivos podem incluir computadores de secretária, portáteis, tablets, telemóveis, servidores e outros dispositivos ligados à rede institucional.
Justificação: Este indicador serve como uma medida quantitativa da infraestrutura tecnológica da instituição e da sua capacidade para suportar as operações e os processos institucionais. A quantidade de dispositivos proporciona uma visão geral da infraestrutura tecnológica da instituição. Uma maior quantidade de dispositivos pode indicar uma infraestrutura mais robusta e um investimento em tecnologia que apoia as operações e os serviços institucionais.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição impulsiona.

Indicador: I28: Existência de Equipa de Tecnologia
Definição: Este indicador tem como objetivo avaliar se a instituição conta com pessoal especificamente dedicado às tarefas de infraestrutura e suporte tecnológico. Serve para medir se a instituição tem condições para o desenvolvimento tecnológico ou não.
Justificação: A existência de uma equipa de tecnologia fornece um recurso fundamental para a gestão arquivística e a gestão da documentação eletrónica.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição impulsiona.

Indicador: I29: Existência de Bases ou Sistemas de Dados
Definição: Avalia se a instituição arquivística conta com bases de dados ou sistemas informáticos projetados para armazenar, organizar e gerir a informação proveniente do seu acervo documental. Estes sistemas podem abranger uma variedade de dados, incluindo metadados de documentos, informação sobre a procedência e a contextualização dos registos, assim como dados relacionados com a gestão arquivística, como o estado de conservação e os processos de acesso.
Justificação: A existência de bases ou sistemas de dados fornece à instituição uma infraestrutura tecnológica para gerir eficientemente a informação arquivística, facilitando a pesquisa, recuperação e consulta de documentos e registos por parte dos utilizadores e do pessoal arquivístico. Além disso, permite o acompanhamento e a monitorização dos processos arquivísticos, assim como a geração de relatórios e estatísticas sobre o estado e a gestão do acervo.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição impulsiona.

Indicador: I30: Independência Tecnológica
Definição: Este indicador reflete a capacidade de uma instituição para desenvolver as suas próprias soluções tecnológicas internamente, em contraste com a dependência de fornecedores externos.
Justificação: A “autonomia tecnológica” implica uma maior maturidade institucional em termos de capacidade de inovação, gestão de recursos e controlo sobre o processo tecnológico.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição impulsiona.

Indicador: I31: Implementação ou Desenvolvimento de Ferramentas Tecnológicas
Definição: O indicador de Implementação ou Desenvolvimento de Ferramentas Tecnológicas Específicas para a Gestão e Exploração da Informação Proveniente do Acervo Digital avalia se a instituição arquivística implementou ou desenvolveu ferramentas tecnológicas especializadas para a gestão, análise e exploração da informação contida no seu acervo digital. Estas ferramentas podem incluir sistemas de gestão documental, repositórios digitais, software de análise de dados, entre outros.
Justificação: A implementação de ferramentas tecnológicas específicas tem como objetivo otimizar a gestão e aproveitamento da informação digitalizada, facilitando o seu armazenamento, organização, pesquisa e análise. Além disso, permite a aplicação de técnicas avançadas de análise de dados, como mineração de texto, análise de redes e visualização de dados, que podem fornecer insights valiosos sobre o conteúdo e a estrutura do acervo digital.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I32: Existência de Estratégia de Autenticidade e Integridade de Documentos Eletrónicos
Definição: Um dos elementos básicos de um plano de preservação digital é definir estratégias. Este indicador procura identificar se a instituição arquivística adotou alguma estratégia para garantir a preservação de objetos e expedientes digitais, em diferentes situações e ambientes.
Justificação: Existem diferentes soluções e estratégias para garantir a integridade e autenticidade dos documentos eletrónicos, entre as quais se podem registar a preservação de tecnologia, a emulação, replicação, migração, encapsulamento ou atualização.
Interpretação: Avalia a capacidade efetiva para gerir de forma estável as políticas que a instituição impulsiona.

Indicador: I34: Participação na Implementação de Plataformas a Nível Estatal
Definição: O indicador de Participação na Implementação de Plataformas a Nível Estatal avalia se a instituição arquivística fez parte dos processos de elaboração e implementação de plataformas ou sistemas de gestão de documentos e expedientes eletrónicos a nível nacional. Este indicador destaca a colaboração e contribuição da instituição arquivística no desenvolvimento de infraestruturas tecnológicas chave para a gestão e preservação da informação estatal.
Justificação: Incorporar as autoridades arquivísticas no design e implementação de sistemas de gestão eletrónica é fundamental por várias razões. Em primeiro lugar, as instituições arquivísticas têm experiência e conhecimento especializado na gestão e preservação de documentos, o que lhes permite aportar critérios e padrões técnicos para garantir a integridade e autenticidade da informação. Além disso, a sua participação ajuda a padronizar os processos de produção e gestão de informação estatal, o que melhora a eficiência e transparência das operações governamentais. Por fim, ao estarem envolvidas na implementação de plataformas a nível estatal, as instituições arquivísticas podem garantir que sejam tidas em conta as necessidades específicas de preservação e acesso a longo prazo dos documentos eletrónicos.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I35: Existência de Avaliações Periódicas
Definição: Este indicador tem como objetivo relevar se a instituição prevê mecanismos de avaliação periódica. Além disso, avalia a existência de ferramentas de gestão, como plataformas para o acompanhamento das políticas arquivísticas.
Justificação: A realização de avaliações de forma periódica permite fortalecer a agenda de trabalho da instituição, proporcionando-lhe ferramentas para realizar ajustes e atualizações de acordo com os avanços e limitações que surgem. A existência de uma plataforma para o acompanhamento das políticas arquivísticas é, adicionalmente, uma ferramenta chave para garantir uma gestão eficiente.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.

Indicador: I36: Utilização de Indicadores ou Avaliações para a Tomada de Decisões
Definição: Este indicador avalia se a instituição utiliza avaliações sistemáticas e análise de dados na tomada de decisões relacionadas com a gestão arquivística. A utilização eficaz desses resultados para informar decisões estratégicas destaca a importância de uma gestão arquivística baseada em dados e orientada para a melhoria contínua.
Justificação: A utilização de indicadores ou avaliações para a tomada de decisões proporciona consistência e sustentabilidade às definições institucionais.
Interpretação: A instituição incorpora instrumentos específicos de avaliação aplicados às necessidades das políticas e implementa atividades para potenciar as suas funções.