Organización del Archivo Central y de Archivos de Gestión, descripción, clasificación y valoración de documentos en custodia

El Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER), es una institución autónoma de Costa Rica, encargada de la administración del sistema ferroviario nacional. Fue creado el 19 de septiembre de 1985 mediante la Ley 7001 de la República, teniendo diversas reformas y brindándole mayores recursos económicos que la institución anterior, Ferrocarriles de Costa Rica (FECOSA), para administrar las vías férreas y el transporte de trenes de Costa Rica.

Entre los años 1990 y 1995, la institución sufrió una grave crisis económica, debido al aumento de las deudas, por lo que se realizó un ‘cierre técnico’, suspendiendo los servicios de ferrocarril en todo el territorio nacional. Esta operación, también afectó a la gestión documental de los archivos de la Institución a lo largo de ese periodo de tiempo, llegando a acumular 1000m. Lineales de documentos: esto generó problemas de identificación, clasificación, ordenación y conservación de todos los archivos que se encuentran tanto en las oficinas administrativas de INCOFER como en el Archivo Central. Cuando en 1995, el Instituto Costarricense de Ferrocarriles cierra, se genera un parón de la gestión documental hasta el año 2010, que es cuando se contratan los servicios profesionales de una persona dedicada exclusivamente a la archivística de la institución.

El proyecto se basa en tres objetivos, para subsanar los fallos de la gestión documental. Este informe pretende acaparar la primera parte del proyecto, que es el que nos ocupa.

El proyecto financiado por Iberarchivos – Programa ADAI, pretende mejorar la organización, descripción, conservación y difusión del fondo documental, para organizarlo adecuadamente. Se establecen tres etapas, en la que la primera parte, se basa en ocho meses con una persona contratada para trabajar en la archivística coordinándose con el Archivo Central.

Se pretenden tres objetivos:

Elaborar un inventario descriptivo en Archivos de Gestión, identificando cada uno de los tipos documentales que se producen en las siguientes áreas: Consejo Directivo, Presidencia, Asesoría Legal, Auditoría, Gerencia Administrativa, Dirección Financiera, Presupuesto y Contabilidad.
Crear un cuadro de clasificación orgánico funcional de las áreas mencionadas
Establecer tablas de plazos de conservación de documentos de cada una de las áreas, definiendo plazos de conservación razonables de acuerdo al valor administrativo, legal y científico cultural de cada una de las series documentales descritas.
En cuanto al inventario descriptivo, se visitaron los archivos, y se verificaron las carpetas y la documentación de los departamentos, así como se realizaron consultas a los encargados de los archivos de Gestión. Se crearon inventarios en papel de forma manual, como principal fuente de información; también se utilizó el soporte electrónico, para una buena visualización de todo el material encontrado, así como para facilitar el análisis.

Respecto al cuadro de la clasificación, se analizó qué series documentales producen y reciben las oficinas, dependiendo de sus funciones y estructura organizacional. Se les asigna un número de clasificación.

Por último, se elaboraron las tablas de plazos de conservación.

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