Organización, clasificación y descripción archivística de los fondos documentales acumulados de la Corporación Bananera Nacional

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La Corporación Bananera Nacional, es una entidad pública no estatal, creada en 1971 y auspiciada bajo el abrigo del gobierno de la República, los Bancos del Sistema Bancario Nacional y los productores bananeros costarricenses.

CORBANA S.A. cuenta con documentación sumamente valiosa, gran parte declarada con valor científico y cultural por la dirección General del Archivo nacional de Costa Rica, por ser la única institución del país que genera y recopila documentación sobre la temática de la industria del banano, abarcando esta documentación lo ámbitos tecnológico, de innovación, investigación y compromiso medioambiental.
Esta documentación, sustantiva y de gran valor patrimonial e histórico, es de gran variedad temática y es tan especializada como multidisciplinar y podemos decir que en muchos casos única y exclusiva.

En este proyecto, financiado por Iberarchivos, se solicitó ayuda para intervenir en aproximadamente 200 cajas bananeras repletas de documentos de distinto subfondos, un total de 110 metros lineales de documentos sin el debido tratamiento archivístico.

El archivo de CORBANA S.A., tienen como misión contribuir al desarrollo bananero de Costa Rica a partir de la reunión, organización, descripción, facilitación, divulgación y conservación del acervo documental de la institución, para poder satisfacer las necesidades informativas de sus usuarios y contribuir a la preservación y conservación del Patrimonio Bibliográfico Nacional de Costa Rica.

Para realizar el tratamiento archivístico de los documentos citados y poder así cumplir con la misión del archivo de CORBANA y los objetivos de este proyecto en particular, se realizaron un serie de labores como los de la limpieza, ordenación, depuración, foliación, rotulación de expedientes, ubicación física de los documentos, colocación en cajas de archivos, levantamiento de inventario, descripción archivística de los tipos documentales a nivel de serie documental e incorporación en base de datos del Archivo Institucional.

En ese momento, el acervo bibliográfico constaba de, aproximadamente, 200 cajas de banano, con documentos acumulados de la Corporación Bananera Nacional, Proyecto Agroindustrial de Sixaola, Fiduciarias Bananeras del Sur y Compañía Internacional de Banano. Lo que significaba un total de 110 metros de información y ahí se podían encontrar documentos de acceso público para los ciudadanos.

Objetivos que se buscaban con la realización del proyecto

El proyecto tenía dos objetivos. El primero era tener debidamente controlada, organizada y descrita dicha información, con el fin de brindar a la sociedad y a los usuarios el acceso y la difusión a documentos de gran valor.
El segundo objetivo era a nivel institucional, ya que se quería lograr el debido control y descripción documental para contribuir con las labores de la Corporación, la optimización de los recursos, la recuperación de los documentos de manera exhausta y pertinente, de tal manera que se permitiera ofrecer servicios de excelencia y calidad en investigación, desarrollo, innovación, transferencia tecnológica y documental y contribuyendo a ofrecer un servicio de calidad diferenciada, que garantizaría la sostenibilidad del Archivo Central, mostrándose como una unidad estratégica y prioritaria dentro de la organización.

Para desarrollar el proyecto, se definieron una serie de actividades. Entre las cuales destacaban la ordenación, foliación, rotulación de expedientes, descripción documental, labores de limpieza y depuración, ubicación física de los documentos e incorporación de la información en el sistema que posee el Archivo Institucional.

Resultados del proyecto

En el proceso se realizó la identificación del fondo y subfondo de 1661 expedientes, la ordenación cronológica de los documentos dentro de las carpetas, la rotulación de expedientes, limpieza de los documentos, el reemplazo de las prensas metálicas por prensas plásticas y la eliminación de etiquetas.

Además, se realizó la descripción de los expedientes y se incluyeron los 1661 registros con su información respectiva al sistema del Archivo Institucional. Por último, se pudo adquirir el equipo y personal necesario para dichas labores, como la compra de estantería y de hidrómetros.

El desarrollo del Proyecto permitió un acceso ágil a la información custodiada por el Archivo Institucional ya que se logró intervenir gran cantidad de documentos que no contaban con tratamiento archivístico y carecían de descripción, lo que es vital para la pronta recuperación de la información en caso de ser solicitada por usuarios tanto internos como externos de la Corporación. Es mediante la colaboración de Iberarchivos que se puede brindar acceso a la sociedad, a usuarios internos y externos y la difusión a documentos de gran valor y cuya información sirve como testigo de los cambios de la industria, producción y de la historia en general del banano costarricense, su impacto en la sociedad, en Centroamérica y en el mundo.

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