Preguntas Frecuentes de Proyectos Iberarchivos
PERGUNTAS MAIS FREQUENTES SOBRE A CANDIDATURA DE PROJETOS AO IBERARQUIVOS
- REQUISITOS QUE AS INSTITUIÇÕES DEVERÃO CUMPRIR NA CANDIDATURA DE PROJETOS
Podem participar qualquer tipo de arquivos?
Sim. Podem participar arquivos públicos ou privados, ou outras instituições públicas e privadas que conservem fundos documentais, desde que estejam legalmente constituídos e tenham a sua sede social num dos países membros do Iberarquivos (https://www.iberarchivos.org/paises-miembros/)
É importante lembrar que é condição essencial que garantam o livre acesso do público aos fundos documentais sob a sua custódia, especialmente aos produtos resultantes da intervenção subsidiada pelo Iberarquivos. No caso de entidades privadas, os fundos sobre os quais desejam intervir devem ser de valor permanente ou histórico e de relevância social e/ou de interesse público.
Existe algum impedimento ou condicionante caso a instituição requerente tenha dependência governamental regional ou local?
Não há qualquer problema. De facto, uma das linhas prioritárias do Programa é a “Promoção da Descentralização”, para instituições de âmbito regional ou local que tenham maior dificuldade em obter financiamento externo.
Uma instituição que já recebeu anteriormente apoio do Iberarquivos pode apresentar um projeto?
Sim, desde que o apoio anterior tenha sido corretamente justificado no momento da avaliação das candidaturas à nova convocatória.
Existe a possibilidade de apresentar a continuidade de projeto que está sendo executado?
Podem apresentar um novo projeto, mas no momento da atribuição dos subsídios o projeto anterior deve ser devidamente justificado, com todos os relatórios finais entregues e aprovados pela Unidade Técnica. Se tal não for o caso, a instituição não será elegível para apoio nesta convocatória e terá de esperar a seguinte para solicitar a continuidade do projeto.
Deve ser o titular da instituição a apresentar o projeto?
O formulário de candidatura deve ser assinado pelo representante legal da instituição. Com a sua assinatura, o representante legal compromete-se a executar o projeto de acordo com os termos estabelecidos. Além disso, deve ser também entregue o documento da sua nomeação e uma cópia do seu documento de identidade.
- PLANIFICAÇÃO DO PROJETO
Um projeto pode ter várias fases?
Sim, nem todos os projetos podem ser executados numa única fase, depende de sua dimensão . Portanto, pode planear-se/planejar-se o projeto em várias fases (até um máximo de três) e solicitar apoio nas diferentes convocatórias para cada uma das fases.
As propostas podem ser construídas a partir de formatos de catalogação concebidos pela instituição e que respondam às suas necessidades, ou devem basear-se naqueles estabelecidos pelos arquivos nacionais?
Para que um projeto seja tecnicamente bem planeado/planejado, a descrição da documentação deve ser baseada em normas nacionais ou internacionais de descrição arquivística. Estas normas podem ser adaptadas às necessidades específicas de cada instituição, mas devem ser sempre baseadas em normas arquivísticas. Se tiver alguma dúvida, por favor consulte o responsável nacional pelos projetos para orientação.
Quão detalhados devem ser os cronogramas para apresentar o projeto?
Os cronogramas devem ser tão rigorosos quanto possível, pois esta é a única maneira de assegurar que um projeto seja devidamente posto em prática. Tenham em conta que as Comissões Nacionais de Avaliação utilizarão estes cronogramas como base para a pontuação de alguns dos critérios de avaliação.
Perguntamo-nos se o foco do projeto deve ser social e se é necessário integrar um resultado final em que envolvamos a sociedade, como uma exposição ou uma publicação editorial.
O objetivo da convocatória é apoiar projetos que tenham um impacto positivo e sustentável no acesso dos cidadãos ibero-americanos aos arquivos e no desenvolvimento arquivístico da região, por meio da metodologia de Gestão orientada a Resultados para o Desenvolvimento (GoRD), na busca de mudanças favoráveis no desempenho e fortalecimento das instituições arquivísticas, como garantes do acesso à informação e à memória coletiva documentada dos povos ibero-americanos. O objetivo final dos projetos deve ser o de gerar “valor público”, no sentido de que os arquivos respondam às exigências sociais dos cidadãos ibero-americanos.
Os projetos deverão respeitar a diversidade cultural da Ibero-América, a igualdade de género e os direitos humanos, favorecendo a não discriminação dos grupos mais vulneráveis da população.
Tendo em conta esta finalidade que os projetos devem ter, não é necessário realizar uma atividade com a participação direta da sociedade, se o próprio projeto não o exigir.
O Iberarquivos pode apoiar a formação / capacitação dos responsáveis dos arquivos para profissionalizar o seu trabalho?
Sim, houve numerosos projetos aprovados ao longo da história do Programa neste sentido.
Temos bastantes dúvidas com a tabela 9 do formulário “Resultados esperados”
Esta tabela deve incluir as iniciativas e atividades que se pretendem realizar com a implementação do projeto com base nos objetivos estabelecidos pelo Iberarquivos e que serão utilizadas pelas Comissões Nacionais para avaliar os resultados esperados do projeto. Nem todos os projetos levarão a cabo iniciativas relacionadas com todos os objetivos, isso dependerá do tipo de projeto.
Os objetivos estabelecidos baseiam-se na metodologia GoRD, que visa criar mudanças sustentáveis na melhoria das condições dos cidadãos. Por conseguinte, é essencial que ao planear/planejar um projeto, o faça com esta metodologia, para a qual deve primeiro identificar quais são estes resultados de desenvolvimento, e depois passar a objetivos estratégicos, objetivos intermédios, linhas de ação e atividades.
- ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO
Como é elaborado o orçamento?
No ponto V.2 do formulário encontram-se as tabelas para a elaboração do orçamento do projeto. Na tabela 11 devem ser introduzidos os dados totais do orçamento. Devem lembrar-se que o montante máximo que uma organização pode solicitar de subsídio é de 10.000 euros e que a ajuda deve representar um máximo de 80% do total do projeto, pelo que a instituição deve contribuir com 20% dos seus próprios fundos.
A título de exemplo, se uma entidade solicitar 10.000 euros de ajuda, este montante deve representar 80% do total do projecto e, portanto, devem contribuir com 2.500 euros (os restantes 20%) dos seus próprios fundos, perfazendo um total de 12.500 euros para o projeto.
Na tabela 12, devem ser discriminadas as despesas as quais serão serão dedicadas a ajuda e a contribuição de fundos próprios. Pedimos às entidades que tenham cuidado ao discriminar estas despesas, uma vez que, se forem finalmente beneficiárias, este será o orçamento que será aprovado pelo Conselho Intergovernamental e, portanto, serão as despesas que terão de justificar no final do projeto. Uma vez aprovado este orçamento, a ajuda deve ser utilizada exatamente para as rubricas e percentagens que foram aprovadas.
Para que pode ser utilizada o subsídio solicitado? Pode ser utilizado livremente ou deve ser utilizado para ítens regidos e regulados pelas regras do Iberarquivos?
O subsídio deve ser sempre destinado para os itens indicados no formulário, na Tabela 11.
O subsídio pode ser utilizado para a compra de material tecnológico e equipamento?
Apenas 20% do subsídio pode ser utilizado para material inventariável (permanente) , que é material que, em regra geral, não se deteriora rapidamente devido à utilização, e que faz parte do inventário anual de uma instituição. Exemplos de material inventariável incluem certos bens materiais tais como mesas, cadeiras, computadores, tablets, etc. O software ou programas de computador são também considerados bens inventariáveis.
Em que moeda devemos realizar o orçamento?
O orçamento deve ser inicialmente realizado em EURO.
Os honorários para os trabalhadores do projeto estão incluídos no orçamento? Em caso afirmativo, é calculado com base numa taxa salarial internacional ou do meu país?
Sim, duas linhas ou rubricas orçamentárias estão destinados à contratação de pessoal. Esta contratação pode ser feita diretamente pela instituição ou pode ser uma contratação/execução externa ou subcontratada de serviços técnicos e profissionais.
O montante atribuído a estes itens deve ser calculado com base nos salários de cada um dos países.
No que diz respeito às despesas excluídas do subsídio para esta convocatória , o que se entende por custos de funcionamento do arquivo e custos de gestão administrativa?
Os custos de funcionamento do arquivo referem-se aos custos habituais de eletricidade, água, arrendamento de espaço, limpeza, telefone, comunicações, etc.
As despesas administrativas referem-se a qualquer tipo de despesa que nada tenha a ver com o trabalho técnico arquivísitico : pessoal de secretariado/administrativo, pessoal de segurança, compra de material de escritório, comissões para a administração do subsídio, comissões bancárias, etc.
Uma entidade sem orçamento pode participar?
As entidades devem contribuir com pelo menos 20% do orçamento total com os seus próprios fundos. Estes fundos poderão, por exemplo, ser utilizados com pessoal da própria instituição.
Como devem ser justificadas as despesas?
No final do projeto, a entidade subsidiada deverá fornecer todas as faturas que justificam os subsídios concedidos pelo Iberarquivos. Cada uma das faturas deve incluir uma referência ao número ou título do projeto Iberarquivos. Para cada despesa é necessário fornecer o documento correspondente de comprovativo de pagamento. Não serão aceites faturas com data anterior ao período de execução do projeto.
Só serão aceites como prova de pagamento do pessoal certificações , folhas de vencimento ou recibos de salários oficiais.
Será permitido uma transferência até um máximo de 5% entre rubricas orçamentais na execução dos projetos, desde que a instituição informe a Unidade Técnica antes da execução de tal transferência em relação às previsões iniciais do projeto. Se esta transferência de 5% for para material inventariável, só pode ser feito se a percentagem total de material inventariável não exceder os 20% permitidos na convocatória. Qualquer outra transferência que exceda esta percentagem deve ser previamente aprovada pelo Comité Executivo do Iberarquivos antes de se efetuarem as despesas. Para solicitar esta possibilidade, a entidade deverá remeter um pedido para o endereço eletrónico: [email protected]. Se este pedido não for feito e o subsídio for utilizado em percentagens ou itens que não os aprovados, no relatório final ser-lhes-à pedido que devolvam essa parte do montante.O financiamento pode incluir uma fase de investigação e pesquisa em fontes nos arquivos?
Se um arquivo quiser apresentar um projeto para elaborar um guia de fundos, pode candidatar-se ao financiamento. Mas se a pergunta se refere a um indivíduo ou entidade que queira fazer investigação histórica ou científica sobre fundos arquivísticos, não será tido em conta na convocatória.
O financiamento pode incluir a construção de um arquivo?
Este tipo de despesas estruturais não está incluído no orçamento, pelo que não é possível receber subsídio para este fim.
- COMO ENVIAR A CANDIDATURA?
Como enviar a candidatura? Devemos enviar digitalmente ou fisicamente? Que considerações devem ser feitas se a documentação for enviada digitalmente?
As entidades interessadas em submeter um projeto devem enviar:
Formulário de candidatura do projeto, com assinatura original e carimbo do representante legal da instituição.
Uma cópia simples do documento de nomeação do representante legal da instituição.
Uma cópia simples do documento de identificação do representante legal da instituição.
Certificado de cumprimento das obrigações fiscais/impostos da instituição requerente, em conformidade com a regulamentação nacional.
Certificado bancário onde constam os dados da conta bancária em nome da instituição requerente na moeda do projeto (nome e endereço do banco, titular da conta, número da conta e código SWIFT).
Esta documentação deve ser enviada ao responsável de projetos designado pela sua Autoridade Nacional de Arquivística dentro do prazo estabelecido.
Serão aceites os seguintes métodos de assinatura e nas seguintes formas:
– Assinatura eletrónica: para que a assinatura seja válida, o candidato deve estar na posse de um certificado eletrónico autenticado por um organismo de certificação do país (um documento assinado manualmente e posteriormente digitalizado não é considerado válido como assinatura eletrónica). Neste caso, a candidatura será enviada por e-mail para o responsável de projetos do país.
– Assinatura manual e carimbo institucional: neste caso, o pedido assinado e devidamente carimbado deve ser enviado por correio postal para a pessoa designada como responsável pelo projeto do país.
Lembre-se que, seja por correio eletrónico ou por correio postal, a candidatura deve ser enviada dentro do prazo estabelecido na convocatória. Todas as candidaturas que não incluam toda a documentação necessária ou que não sejam apresentadas dentro do prazo estabelecido, não entrarão na fase de avaliação de projetos.
Os documentos têm de ser autenticados?
Os documentos não precisam de ser autenticados.
- CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DOS PROJETOS
Qual é o procedimento de avaliação dos projetos?
O processo de avaliação dos projetos é o seguinte:
Fase 1: a Unidade Técnica analisa a conformidade de regras de todos os candidatos.
Fase 2: Posteriormente, em cada país membro do Iberarquivos, é criada uma Comissão Nacional de Avaliação, presidida pela Autoridade Arquivística Nacional. Esta Comissão realizará, juntamente com a Unidade Técnica do Programa, uma avaliação técnica provisória dos projetos que satisfaçam os requisitos da convocatória.
As pontuações atribuídas pelas Comissões Nacionais de Avaliação são provisórias até que se reúna o organismo competente para a resolução das convocatórias de subsídios do Iberarquivos, que é o Conselho Intergovernamental.
Fase 3: Finalmente, o Conselho Intergovernamental do Iberarquivos determinará os projetos aprovados por cada convocatória e os montantes dos subsídios, assegurando sempre uma distribuição regional equitativa do fundo do Iberarquivos. Cada país só poderá obter um número máximo de projetos, que será decidido anualmente pelo Conselho Intergovernamental. A decisão do Conselho Intergovernamental é inapelável e definitiva.
Quais são os critérios de avaliação dos projetos?
Os critérios de avaliação podem ser consultados no website do Iberarquivos, na seção “Critérios de Avaliação”:
O que se considera inovação arquivística?
O projeto será valorizado se incluir elementos novos na prática arquivística profissional. Inovar será utilizar o conhecimento, ou gerá-lo se necessário, para criar novos produtos, serviços ou processos, que são novos para os arquivos ou melhorar os já existentes. Implementar práticas arquivísticas já consolidadas em um arquivo não será considerado inovação.
- AUTORIDADES ARQUIVÍSTICAS NACIONAIS (AAN) E RESPONSÁVEIS DE PROJETO
O Arquivo que represento não depende do Arquivo Nacional/ Arquivo Geral da Nação. Devo igualmente informar o AN sobre a candidatura?
O formulário de candidatura, juntamente com os documentos anexos, devem ser enviados em primeira instância para os Arquivos Nacionais/Gerais de cada país e a partir daí todas as candidaturas apresentados no país são enviadas para a Unidade Técnica. Por conseguinte, será necessário contatar o Arquivo Nacional/Geral pelo menos para entregar a candidatura.
Como posso contactar o responsável de projetos do meu país?
Pode consultar e encontrar os contatos no website do Iberarquivos: https://www.iberarchivos.org/paises-miembros/
Como posso saber se o meu país está em dia com o pagamento da cota anual de adesão ao Programa?
Pode escrever um e-mail para a Unidade Técnica: [email protected]
Quais são as funções específicas da Autoridade Arquivística Nacional e até que ponto vai a sua ingerência na proposta a ser apresentada ao Iberarquivos e no seu desenvolvimento?
As AAN são as representantes governamentais no domínio dos Arquivos dos países aderentes ao Programa. As AAN entre si, formam em conjunto o Conselho Intergovernamental (CI). Entre as funções do CI, uma delas é aprovar a distribuição dos recursos do Fundo e aprovar os projetos beneficiários de cada uma das convocatórias anuais de subsídios a projetos arquivísticos. As funções do CI podem ser encontradas no Artigo 4 do Regulamento do Iberarquivos:
As AAN designam um responsável de projetos em cada país, que presta aconselhamento técnico em tratamento documental e matéria arquivística a organizações interessadas em solicitar subsídios a projetos arquivísticos, monitorizando as candidaturas desde o seu início, se as organizações candidatas assim o requererem.
Além disso, o responsável pelos projetos, em coordenação com a Unidade Técnica, apoia na intermediação com as entidades beneficiárias com vista à boa execução técnica dos trabalhos e apoia a Unidade Técnica no acompanhamento da justificação técnica e económica dos projetos que apresentem dificuldades.
Nem as AAN nem os responsáveis de projetos têm qualquer influência na elaboração das propostas apresentadas pelas diferentes entidades do país, se estas não solicitarem o seu conselho, mas nós, da Unidade Técnica recomendamos que as instituições os contatem a partir do momento em que o projeto é concebido para resolver qualquer tipo de dúvida.
- ASSESSORIA E APOIO ÀS INSTITUIÇÕES BENEFICIÁRIAS
Se receber subsídios, terei assessoria por parte do Iberarquivos?
O responsável de projetos em cada um dos países participantes prestará apoio técnico e poderá acompanhar o projeto, se necessário.
Pode também enviar quaisquer questões que tenha para a Unidade Técnica enviando um e-mail para:
O Iberarquivos leva a cabo uma auditoria ou um acompanhamento do financiamento do projeto?
Sim, para projetos de mais de 5.000 euros, são solicitados relatórios de progresso a meio da implementação do projeto para verificar se está em bom andamento e se o orçamento está a ser utilizado corretamente. Para todos os projetos, a auditoria do financiamento do projeto é realizada no final. Para o efeito, cada instituição deve apresentar todas as faturas que justificam o subsídio concedido pelo Iberarquivos e os documentos comprovativos do pagamento dessas faturas. Não serão aceites faturas com data anteriores ao período de execução do projeto.
Além disso, alguns dos projetos são posteriormente submetidos a uma auditoria profissional pela Agência Espanhola de Cooperação para o Desenvolvimento Internacional, AECID, como entidade financiadora do programa.
Existe a possibilidade de acompanhar a informação do formulário no registo de candidatura?
Pode contatar o responsável de projetos no seu país (https://www.iberarchivos.org/paises-miembros/), que o acompanhará e aconselhará sobre como apresentar a sua candidatura, se necessário.
- OUTRAS
Como posso saber se a minha instituição já foi registada no Censo-Guia dos Arquivos de Espanha e da América Latina?
Pode consultar o link do Censo-Guia e procurar a sua instituição aqui: http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/directorioarchivosInicial.htm
O Iberarquivos fornece aos participantes alguma certificação?
Não, o Programa não fornece certificação aos beneficiários do subsídio.
Porque é que existem projetos aprovados que são depois sancionados? Qual é a razão e em que consiste a sanção?
Para as instituições que receberam subsídio do Iberarquivos mas não justificaram a utilização dos recursos recebidos, tanto as Autoridades Nacionais como a Unidade Técnica acompanharão estes projetos de modo a que as instituições possam justificar o subsídio recebido.
Com base no segundo ponto da ata da XIX Reunião do Conselho Intergovernamental, os projetos que não forem justificados prescreverão após 10 anos. Não se deve esquecer que os fundos do Iberarquivos são fundos públicos e, portanto, o Programa imporá uma sanção moral ao publicar a lista de instituições incumpridoras no seu website. Estas instituições não serão elegíveis para receber novas subvenções enquanto não justificarem devidamente os recursos recebidos.
Finalmente, o incumprimento é comunicado às autoridades nacionais competentes para que estas tomem as medidas legais adequadas.