Perguntas frequentes

• Quando são publicadas as convocatórias de subvenções a projetos arquivísticos?

  As chamadas para o nosso programa de ajuda são aprovadas anualmente. O Comitê Intergovernamental se reunirá preferencialmente durante os primeiros quatro meses de cada ano. Os anúncios são divulgados principalmente através das Autoridades Arquivísticas Nacionais e dos Escritórios de Cooperação Técnica da AECID e através das nossas redes sociais.

• Quem são os beneficiários das subvenções a projetos arquivísticos?

  Poderão participar os arquivos e outras instituições que custodiem património documental, legalmente constituídos e que tenham a sua sede social em qualquer dos países aderentes ao Programa Iberarquivos, ou instituições supranacionais que promovam o desenvolvimento arquivístico da região e formulem projetos através dos quais arquivos/arquivistas da comunidade Ibero-americana beneficiem no seu conjunto.

• Qual o valor da subvenção aos projetos arquivísticos?

  O montante do subsídio será fixado pelo Conselho Intergovernamental de Iberoarquivos de acordo com a disponibilidade orçamental definida no Plano Operacional Anual, com a informação contida no formulário de candidatura e a documentação fornecida pela instituição candidata submetendo o requerimento às limitações seguintes:

  • O valor do subsídio solicitado não excederá os 10.000 euros.
  • O subsídio solicitado ao Programa Iberarquivos não deverá exceder em caso algum 80% do custo total do projeto. Pela sua parte, a instituição candidata deverá contribuir com um mínimo de 20% do valor total do projeto.
  • Do subsídio atribuído, poder-se-á destinar até um máximo de 20% do orçamento para despesas de material inventariável ou não descartável como máquinas, móveis, equipamentos de informática ou outros equipamentos.
• Qual documentação deve ser enviada?

  As candidaturas a apoios terão de ser apresentadas utilizando os formulários listado na Web.

  Juntamente com o formulário de candidatura o requerente deverá enviar:

  • Cópia do documento probatório da sua nomeação como representante legal da entidade requerente.
  • Cópia do documento de identidade do representante legal da entidade requerente.
    Certificado do cumprimento de obrigações fiscais/ tributárias da instituição requerente, de acordo com as normas nacionais.
  • Certificado bancário de que constem os dados da conta bancária em nome da instituição requerente (nome e endereço do banco, titular, número de conta e código SWIFT).

   A Unidade Técnica dos Iberarquivos reserva-se o direito de solicitar informação adicional.

• Para onde se enviam as solicitações das subvenções a projetos arquivísticos?

  A candidatura original preenchida será carimbada e assinada pelo representante legal da instituição solicitante e deverá ser enviada juntamente com a documentação descrita no ponto anterior para a Autoridade Nacional de Arquivos dos países aderentes à Iberarchivos (Consulte a seção “Países membros”).

  O conjunto de projectos autenticados ou certificados pelas Autoridades Nacionais de Arquivamento do país será posteriormente enviado por eles para a Unidade Técnica da Iberarchivos.

• Quando se aprovam as subvenções?
  Na reunião anual do Conselho Intergovernamental da Iberarchivos, os projetos aprovados para cada chamada e os montantes das subvenções serão determinados..

• Quanto tempo pode durar o projeto?

  A duração máxima do período de execução do projeto será de oito meses, contados a partir da receção do subsídio.

  A Unidade Técnica e a Autoridade Nacional de Arquivos têm a competência de supervisionar e controlar a execução correta dos projetos beneficiados por este Programa no respetivo país.

  Qualquer imprevisto que exija a alteração das condições previstas na execução do projeto deve ser apresentado por escrito à Unidade Técnica, que a apresentará ao Comitê Executivo do Programa.

• Que critérios são seguidos para avaliar os projetos?

  Em cada país aderente ao Programa Iberarquivos constituir-se-á anualmente uma Comissão Nacional de Avaliação presidida pela Autoridade Arquivística Nacional. Esta Comissão realizará, junto da Unidade Técnica do Programa, a avaliação das candidaturas de projetos que cumpram com os requisitos da Convocatória.

  A concessão destes subsídios efetuar-se-á em regime de concorrência competitiva, de acordo com os princípios de objetividade, transparência, igualdade, não-discriminação e publicidade.

  Na reunião anual do Conselho Intergovernamental de Iberarquivos determinar-se-ão os projetos aprovados por cada convocatória e os montantes do subsídio.
  Na Web você pode consultar os critérios e indicadores gerais de avaliação.
  

• Como se justifica a execução dos projetos?

  Independentemente do relatório do desenvolvimento do projeto que será solicitado a meio do decorrer do mesmo, logo que o projeto esteja concluído, os beneficiários apresentarão, no prazo máximo de trinta dias decorridos a partir do final do projeto, a justificação do apoio recebido, com documentos originais ou cópias autenticadas dos pagamentos efetuados. Para isso, serão apresentados à Unidade Técnica de Iberoarquivos:

  Informe técnico:

  • Relatório sobre as atividades realizadas que demonstrem satisfatoriamente o cumprimento da finalidade para a qual o subsídio foi concedido, assinado pelo representante legal da entidade beneficiária.
  • Devem ser apresentadas, pelo menos, 10 fotos da execução do projeto em formato jpg. para divulgação no site www.iberarchivos.org. Os arquivos de imagens serão nomeados de acordo com este exemplo (número do projeto_número de imagem): 2018-001_01, 2018-001_02, 2018-001_03, etc. Além disso, deverá ser anexado um documento Word com a legenda das imagens (máximo de 12 palavras por imagem) e um breve resumo  do projeto – 10 linhas – para facilitar a sua divulgação na Internet.
  • Nos projetos de conservação, restauro, organização, descrição ou digitalização de arquivos, será necessário incluir uma lista detalhada dos documentos intervencionados e o número de objetos digitais.
  • Nos projetos de capacitação técnica, devem ser apresentados a lista dos participantes e o programa de formação.
  • As organizações beneficiárias são obrigadas a divulgar as atividades realizadas na execução do projeto e os seus resultados, quer com recursos próprios ou através da web e das redes sociais vinculadas ao Programa.

  Informe económico:

  • Quadro contabilístico das despesas ocorridas no projeto assinadas pelo representante legal. Deverão ser indicados a fatura ou o número do recibo, a data, a descrição da despesa e respetivo valor.
  • Tabela descritiva de custos de contratação e pessoal.
  • Comprovativo bancário da entrada da transferência do subsídio (em moeda nacional). As taxas bancárias resultantes da entrada  do subsídio  na conta do beneficiário não serão justificadas se não forem devidamente comprovadas.
  • Faturas originais ou fotocópias certificadas (o carimbo e a assinatura da certificação devem ser originais) que justifiquem o subsídio concedido pelo Iberoarquivos. Para cada fatura ou recibo é necessário anexar o respetivo documento comprovativo do pagamento por extrato bancário, notação manuscrita do recebimento do pagamento ou carimbo comprovativo.
  • Como prova do pagamento de pessoal, apenas serão aceites declarações, folha de pagamento ou recibos oficiais.
  • É necessário evitar a existência de saldos excedentes depois de finalizada a execução do projeto. Se existirem, estes serão devolvidos ao fundo do Programa. Os encargos bancários em resultado do reembolso do saldo para o fundo serão suportados pela entidade que recebeu o apoio.

  Deverá ser enviada uma cópia dos informes finais à Autoridade Arquivística de seu respectivo país (Consulte a seção “Países membros”).