Este curso é fruto de uma contribuição valorizada do Arquivo Nacional da Costa Rica ao Programa Iberarchivos, o curso foi traduzido e adaptado pela Direção Geral do Arquivo Nacional da Costa Rica em colaboração com a Secção de Arquivística da Universidade da Costa Rica e o Arquivo Nacional do Brasil a partir do material original de 2011 da Associação Internacional de Arquivos Francófonos disponível online no Portal Internacional Arquivístico Francófono. Salienta-se que podem existir diferenças em relação ao conteúdo original.
Objetivos do curso
- Oferecer aos alunos um conjunto de bases indispensáveis para a compreensão do que implica a gestão de documentos digitais.
- Permitir qualquer processo de preparação, análise e avaliação de um projeto para estabelecer, implementar e operar um serviço de arquivo digital.
- Dar não só aos responsáveis pela gestão de documentos, mas também aos bibliotecários, documentalistas, informáticos, administradores de sistemas de informação, chefes de projetos de aplicação de um arquivo digital, aos responsáveis pela qualidade dos sistemas informáticos, etc., o poder de participar ou contribuir para o projeto.
- Fornecer informações aos responsáveis pela tomada de decisões e aos advogados para que conheçam a gestão de um projeto de arquivo digital e a autenticidade dos documentos.
- Oferecer a todos os intervenientes envolvidos num projeto deste tipo a possibilidade de partilhar um conhecimento comum sobre o que é um arquivo digital.
Estrutura
SECÇÃO 1
Corresponde à introdução, pretende dar uma aproximação do módulo sobre os novos problemas colocados para a gestão e preservação de documentos digitais.
SECÇÃO 2
A transformação digital procura gerar consciência sobre a inevitável necessidade de migrar para o digital no âmbito do arquivo. Destaca que, a curto e médio prazo, a gestão de documentos digitais deixará de ser exclusiva para especialistas, sendo essencial que todos os profissionais estejam preparados para preservar informações em formato digital. Além disso, destaca-se a vulnerabilidade das informações digitais face ao tempo e à obsolescência tecnológica. São discutidos fatores técnicos, organizacionais, normativos, jurídicos e de mercado, bem como a importância da formação e da educação.
SECÇÃO 3
As múltiplas facetas do documento eletrónico apresenta um conjunto de conceitos básicos sobre tecnologia e documentos digitais.
SECÇÃO 4
Normas e padrões apresenta informações gerais sobre normas e padrões e, além disso, propõe uma tipologia de normas e padrões essenciais para o arquivo digital.
SECÇÃO 5
O modelo de referência OAIS e normas associadas analisa em profundidade um modelo de referência fundamental para a compreensão do arquivo digital a longo prazo.
SECÇÃO 6
Meios e estratégias de armazenamento define os suportes de armazenamento, suas qualidades, sua degradação com o passar do tempo e as estratégias que devem ser utilizadas para garantir este primeiro nível de preservação digital.
SECÇÃO 7
Formatos de representação da informação permitem ver claramente a diversidade de formatos para documentos digitais e avaliar esses formatos em relação ao arquivo.
SECÇÃO 8
Estratégias de preservação propõe uma síntese das estratégias técnicas nas quais se apoiar para garantir a permanência dos documentos.
SECÇÃO 9
Metadados analisa mais detalhadamente as diferentes categorias de metadados e as suas respetivas funções.
SECÇÃO 10
Integridade, autenticidade e evidência aborda questões sobre a evidência, integridade e autenticidade dos documentos, tanto no plano jurídico como no plano técnico.
SECÇÃO 11
A gestão de um projeto de arquivo digital é desenvolvida do ponto de vista do design, desenvolvimento e funcionamento de um serviço de arquivo digital: controlo e gestão de riscos, controlo e redução de custos, política de arquivo, processo de transferência de objetos digitais e organização do serviço.
SECÇÃO 12
Estudo de casos: procede-se à análise de algumas plataformas de arquivo digital existentes em diferentes setores.
SECÇÃO 13
Resumo tenta extrair as lições essenciais que devem ser aprendidas para ir além e tornar-se um ator do arquivo digital.