Revisar, depurar y corregir la aplicación de la Norma Internacional de Descripción ISAD-G de la Dirección General del Archivo Nacional a la base de datos matriz del Departamento Archivo Notarial (1ª fase)

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El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación a todos los habitantes de Costa Rica. Este organismo se encarga de promover el desarrollo archivístico de las instituciones con el fin de fomentar una administración más transparente y eficiente. Por otra parte, también colabora con el control del ejercicio Notarial.

De cara al Ejercicio Notarial de Costa Rica, el Archivo Notarial se convierte en una institución que juega un papel importante al ser la responsable de reunir, organizar, conservar y facilitar los índices de protocolos notariales y consulares desde el año 1900. Este es uno de los tres departamentos de archivística que forman parte del Archivo Nacional.

El Archivo Notarial cuenta con una base de datos diseñada a medida donde se encuentran los registros de índices notariales y consulares, además de tomos de protocolos consulares con aproximadamente 1395.394 registros. Esta labor de informatización comenzó en 1995, año en el cual aún no se contaba con una norma internacional para la descripción de registros. Cuando la Norma Internacional de Descripción ISAD-G de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica fue finalmente instaurada, se hizo necesario revisar y corregir los registros previos con el fin de adaptarlos a la nueva normativa.

La labor esencial realizada en este proyecto fue la de revisar campos como los de código, nombre del notario, fecha de descripción y título.

La revisión, depuración y corrección de campos como los de código, nombre del notario, fecha de descripción y título permitió que se pudiera contar con registros digitales en la base de datos que estuvieran adaptados a la Norma Internacional de Descripción de la Dirección General del Archivo Nacional. Así fue posible unificar en una misma plataforma los datos que se obtienen en las consultas realizadas en sala y por internet, lo cual a la vez facilita la interpretación de la información por parte de los usuarios.

Inicialmente, este proyecto financiado por Iberarchivos ADAI estaba planteado en tres fases. Sin embargo, gracias a una herramienta desarrollada por el Departamento de Tecnologías de la Información del Archivo Nacional, las dos fases siguientes no fueron necesarias ya que durante la primera fue posible revisar, corregir y depurar un total de 1481.394 registros, que era la cantidad total prevista para el proyecto.

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