Proyecto de digitalización para servicios de certificaciones del fondo Ministerio de Educación República Dominicana (2ª fase)

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El Archivo General de la Nación (AGN) fue creado en 1935 tras la promulgación de la Ley de Organización del Archivo General de la Nación, emitida por el entonces dictador Rafael Trujillo.
En el año 2000 el AGN quedó adscrito a la Secretaría de Estado de Cultura y desde entonces se convirtió en la institución rectora en materia archivística de la República Dominicana, siendo la encargada de desarrollar una serie de proyectos y programas a favor de la conservación, así como de la custodia de importantes documentos que representan una parte significativa del patrimonio documental dominicano.

La certificación de documentos para trámites administrativos y legales es también uno de los servicios que ofrece el AGN a distintas entidades gubernamentales y usuarios particulares. Como parte de dicho servicio, se destacan solicitudes de certificaciones de nombramientos y designaciones, entre otros. Para poder ofrecer dichos servicios archivísticos eficientemente es necesario poder localizar rápidamente la información y para ello, tanto la digitalización como indexación de los documentos es imprescindible. Conscientes de la necesidad de crear un sistema de certificación de documentos más eficiente que satisfaga las necesidades de los usuarios, se desarrolló este proyecto centrado en la realización de un inventario automatizado de unidades de conservación, en la creación de puntos de acceso para búsqueda rápida y eficiente y en poner la información organizada a disposición de la ciudadanía en general, para los usuarios que visitan el AGN tanto física como virtualmente.

En la primera etapa de este proyecto se logró identificar 994 unidades de conservación contentivas de las series requeridas, representando un 70 % del digitado y la realización de una base de datos con 23,292 registros listos para consulta.
La segunda fase de este proyecto financiado por el programa Iberarchivos – ADAI, comprendió la digitalización de 300 unidades correspondientes al periodo 1991-1993 y la inclusión de índices onomásticos y toponímicos de 846 unidades documentales. Dichos índices fueron normalizados y se sumó el completamiento de 134 unidades digitalizadas, 90 otras identificadas que no contenían información de nombramientos, 138 unidades digitadas y vinculadas y 27992 registros indizados.

Los procesos que se llevaron a cabo incluyeron la digitalización de documentos, el control de calidad, el renombrado de las imágenes digitalizadas, la creación de una base de datos y la vinculación de las imágenes con las fichas descriptivas, así como la indización de un total de 23360 registros.