Organización Del Fondo: Notaría Primera Canton Tulcan (1828-1937)

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Durante el desarrollo de todo el proyecto se han llevado a cabo todos los protocolos de
seguridad implementados por el Archivo Histórico Nacional. Específicamente para el acceso al repositorio y los documentos del Fondo Primera Notaría del Cantón Tulcán se ha realizado una solicitud por escrito en la que consta el acompañamiento del supervisor del proyecto, existe control de llaves en el repositorio, vigilancia de seguridad para el ingreso y salida del Archivo Histórico. Esta política fue permanente durante el desarrollo del proyecto.

En el desarrollo de las actividades programadas se desarrollaron también reuniones
virtuales y telefónicas con las sedes del Archivo Histórico Nacional donde se realizan
proyectos de Iberarchivos (Alausí y Ambato), con el fin de coordinar y sincronizar los
cronogramas y las actividades de las mismas.

Debido a que los formatos utilizados para la producción de los documentos notariales
no coincidieron con las dimensiones de las cajas contenedoras de los documentos fue
necesario realizar un ajuste de las mismas lo que permitirá un almacenamiento adecuado, sin riesgos para la documentación. Luego de realizadas las pruebas con diferentes papeles y cartones se puede concluir que el nivel de protección para los documentos, el almacenamiento y manipulación de los mismos es el adecuado. El uso y modificaciones de los materiales se realizaron de acuerdo a la consulta y aprobación del Archivo Histórico Nacional.

Las actividades programadas para el proyecto de organización del Fondo Primera
Tulcán (1828-1937), se han realizado en dos etapas, la primera que concluyó con la
presentación de un informe cuatrimestral y el informe no.5 y una segunda que contempló los productos no.6, no.7 e informe final.

Todos los procesos, materiales, y elementos protectores utilizados para los
documentos se han implementado en base a la observación y consulta de referencias y bajo la recomendación y el consenso con el Archivo Histórico Nacional, observando normas archivísticas y de conservación documental, de acuerdo al acceso y disponibilidad existentes en el medio.

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