Difusión del proyecto de selección documental y capacitación del personal en la Municipalidad de Santa Rosa

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El archivo Histórico Municipal Hilda Paris tiene como función principal recibir, ordenar, describir, conservar y brindar para la consulta la documentación bajo su custodia. Su fondo documental incluye el Fondo Municipal, documentos audiovisuales y una biblioteca. El acceso a este material es tanto libre como gratuito y con cierta periodicidad se organizan exposiciones temáticas e itinerantes, así como visitas guiadas para estudiantes. El archivo también facilita asesoramiento sobre temas de archivística a instituciones y municipios que lo soliciten.

En 2009, esta institución, junto con la secretaría de Cultura, Educación y Comunicación de Argentina, comienza a trabajar en la elaboración de Tablas de Plazos de Documentos para poder solucionar los problemas de conservación de la documentación generada por la administración del Municipio de Santa Rosa.
Este proyecto fue principalmente motivado por la inmovilización del flujo documental entre el Archivo General y el Archivo Histórico Municipal “Hilda Paris”, ya que las oficinas del archivo general estaban desbordadas de documentos que no se transferían. Durante el desarrollo de este proyecto se detectó también que las depuraciones realizadas con anterioridad no habían cumplido con los criterios archivísticos de selección documental, lo cual había provocado la pérdida irreparable de una gran parte del patrimonio documental municipal.

Este proyecto financiado por Iberarchivos  surgió de la necesidad de difundir dicho proyecto de elaboración de las Tablas de Plazos de Conservación, no sólo entre los empleados municipales – para enseñar a través de las mismas cómo trabajar sobre los valores del documento y averiguar el objetivo de la selección documental – como también entre la comunidad al presentarle la documentación generada por las distintas áreas del municipio y difundiendo el trabajo del Archivo Histórico Municipal “Hilda Paris”.

Para la consecución de los objetivos se realizaron dos actividades distintas, una de capacitación y otra de exposición.

Para la capacitación de los empleados que normalmente desarrollan tareas en los ámbitos relacionados con la documentación se llevaron a cabo dos actividades de formación sobre “Principios de organización de los archivos de la administración municipal” e “Introducción a la problemática archivística municipal, memoria y recurso local”. La recepción de las capacitaciones fue muy positiva por parte de los empleados, que mostraron su interés tanto por seguir formándose, así como por el trabajo de las tablas de selección.

Para la difusión del proyecto se montó una muestra itinerante sobre el trabajo de elaboración de las Tablas de plazos de Documentos y en su inauguración, celebrada en el Archivo Histórico “Hilda Paris”, se procedió a la entrega de los certificados de las capacitaciones.
Posteriormente, esta muestra se expuso en varias dependencias de la Municipalidad. Junto a los paneles se exhibieron documentos en distintos soportes de documentación generada por el municipio. En cada una de las exposiciones se entregaron también catálogos. La muestra itinerante tuvo muy buena repercusión en en la administración y en la comunidad.
Finalizado el período de itinerancia, la exposición regresó al Centro Municipal de Cultura – sede del archivo Histórico Municipal – para poder difundir el proyecto durante las visitas regulares que se realizan al Archivo.

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