Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo se publica la convocatoria de ayudas a proyectos archivísticos?
Las convocatorias para nuestro programa de ayudas se aprueban anualmente. El Comité Intergubernamental se reunirá preferentemente durante el primer cuatrimestre de cada año. Las convocatorias se difunden principalmente a través de las Autoridades Archivísticas Nacionales y de las Oficinas Técnicas de Cooperación de la AECID y a través de nuestras redes sociales.
- ¿Quiénes son los destinatarios de las ayudas a proyectos archivísticos?
Podrán participar en la convocatoria los archivos u otras instituciones que custodien patrimonio documental, constituidos legalmente y que tengan su sede social en alguno de los países adheridos al Programa Iberarchivos o instituciones supranacionales que promuevan el desarrollo archivístico en la región y formulen proyectos en los que los archivos/archiveros de la Comunidad Iberoamericana se beneficien en su conjunto.
- ¿Cuál es la cuantía de la ayuda a los proyectos archivísticos?
El importe de la ayuda será fijado por el Consejo Intergubernamental de Iberarchivos atendiendo a la disponibilidad presupuestaria fijada en el Plan Operativo Anual, a la información contemplada en el formulario de solicitud y a la documentación aportada por la institución solicitante, sometiéndose la solicitud a las limitaciones siguientes:
- La cuantía de la ayuda solicitada no excederá de 10.000 euros.
- La ayuda solicitada a Iberarchivos no podrá exceder en ningún caso el 80% del coste total del proyecto. Por su parte, la institución solicitante deberá aportar como mínimo un 20% del importe total del proyecto.
- De la ayuda concedida, se podrá destinar hasta un máximo del 20% del presupuesto en gastos de material inventariable o no fungible, como maquinaria, mobiliario, equipos informáticos u otros equipamientos.
- ¿Qué documentación se debe enviar para solicitar la ayuda?
Las solicitudes de ayudas tendrán que ser presentadas utilizando los formularios que figuran en la Web.
Junto al formulario de solicitud, el solicitante deberá acompañar:
- Copia del documento probatorio de su nombramiento como representante legal de la entidad solicitante.
- Copia del documento de identidad del representante legal de la entidad solicitante.
- Certificado de cumplimiento de obligaciones fiscales/tributarias de la institución solicitante, conforme a las normas nacionales.
- Certificado bancario donde consten los datos de la cuenta bancaria a nombre de la institución solicitante (nombre y dirección del banco, titular, número de cuenta y código SWIFT).
La Unidad Técnica de Iberarchivos se reserva el derecho a solicitar información adicional.
- ¿A quién debo dirigir la documentación requerida?
La solicitud original cumplimentada será sellada y firmada por el representante legal de la institución solicitante y deberá ser enviada junto a la documentación requerida a la Autoridad Archivística Nacional de los países adheridos a Iberarchivos (véase Página de Países Miembros ).
El conjunto de los proyectos autenticados o compulsados por las Autoridades Archivísticas Nacionales del país serán enviados posteriormente por éstos a la Unidad Técnica de Iberarchivos.
- ¿Cuándo se aprueban las ayudas?
En la reunión anual del Consejo Intergubernamental de Iberarchivos se determinarán los proyectos aprobados por cada convocatoria y las cuantías de las ayudas.
- ¿Cuánto puede durar el proyecto?
La duración máxima del periodo de ejecución del proyecto será de ocho meses, a contar desde la recepción de la subvención.
La Unidad Técnica y la Autoridad Archivística Nacional tienen la competencia para supervisar y controlar la correcta ejecución de los proyectos beneficiados por este Programa en el país respectivo.
Cualquier imprevisto que obligue al cambio de las condiciones previstas de ejecución del proyecto deberá ser expuesto por escrito a la Unidad Técnica, que consultará la decisión al Comité Ejecutivo del Programa.
- ¿Cuáles son los criterios para valorar los proyectos?
En cada país adherido a Iberarchivos se constituirá anualmente una Comisión Nacional de Evaluación, presidida por la Autoridad Archivística Nacional. Esta Comisión realizará, junto a la Unidad Técnica del Programa, la evaluación de las solicitudes de proyectos que cumplan con los requisitos de la Convocatoria.
La concesión de estas ayudas se efectuará en régimen de concurrencia competitiva, de acuerdo con los principios de objetividad, transparencia, igualdad, no discriminación y publicidad.
En la reunión anual del Consejo Intergubernamental de Iberarchivos se determinarán los proyectos aprobados por cada convocatoria y las cuantías de las ayudas.
En la Web puedes consultar los criterios e indicadores generales de valoración.
La resolución de las ayudas y las actas de las comisiones nacionales de Evaluación se publican en la página web de Iberarchivos. Es importante mencionar que estos resultados son inapelables. Para cualquier consulta sobre la resolución de las ayudas se puede contactar con los responsables de los proyectos de los países (https://www.iberarchivos.org/paises-miembros/).
- ¿Cómo se justifica la ejecución de los proyectos?
Independientemente del informe de avance que se les solicitará a mitad del proyecto, una vez que haya concluido el mismo, los beneficiarios presentarán en el plazo máximo de veinte días naturales a partir de la finalización del proyecto, la justificación de la ayuda recibida, con documentos originales o copias compulsadas de los pagos realizados. Para ello se presentarán a la Unidad Técnica de Iberarchivos:
Informe técnico:
- Informe de las actividades desarrolladas que acredite suficientemente el cumplimiento de la finalidad para la que fue concedida la subvención, suscrito por el representante legal de la entidad beneficiaria.
- Deben presentarse al menos 10 fotos de la ejecución del proyecto en formato jpg, para su difusión en la página web www.iberarchivos.org. Los ficheros de las imágenes se nombrarán según este ejemplo (número de proyecto_número de imagen): 2018-001_01, 2018-001_02, 2018-001_03, etc. Además, se adjuntará un documento Word con la leyenda de las imágenes (máximo 12 palabras por imagen) y un breve resumen de 10 líneas sobre el proyecto para facilitar su difusión en internet.
- En los proyectos de conservación, restauración, organización, descripción o digitalización de archivos, será necesario incluir una relación detallada de los documentos intervenidos y número de objetos digitales.
- En los proyectos de capacitación técnica también se deberá presentar un listado de los participantes y programa formativo.
- Las entidades beneficiarias de ayudas están obligadas a difundir las actividades realizadas en la ejecución del proyecto y los resultados del mismo, ya sea utilizando sus propios recursos o a través de la web y redes sociales vinculadas al Programa.
Informe económico:
- Plantilla contable de los gastos realizados en el proyecto firmada por el representante legal. Se indicará el número de factura o recibo, fecha, el concepto del gasto y el importe (de acuerdo con el formulario que se le enviará).
- Tabla descriptiva de contrataciones y costos de personal.
- Justificante del banco en el que se ha ingresado la transferencia (en moneda nacional). Las comisiones bancarias derivadas del ingreso de la subvención en la cuenta del beneficiario no serán objeto de justificación si se acreditan documentalmente.
- Facturas originales o fotocopias compulsadas (el sello y la firma de la compulsa deben ser originales) que justifiquen la subvención otorgada por Iberarchivos. Para cada factura o recibo es necesario aportar el correspondiente documento acreditativo del pago, mediante extracto bancario, anotación manual de que se ha recibido el pago o sello con la indicación de pagado.
- Como justificantes del pago de personal, se admitirán únicamente certificaciones, nóminas o recibos oficiales.
- Es necesario evitar que existan saldos sobrantes una vez ejecutado el proyecto. En caso de que existan, éstos serán devueltos al fondo del Programa, los gastos bancarios derivados del reintegro del saldo al fondo correrán por cuenta de la entidad que recibió la ayuda.
Se deberá remitir una copia de los informes finales a la Autoridad Archivística Nacional de su respectivo país.